Digital gruppeprosess styrker internkontrollen i kommunene

KS har utviklet en rikholdig verktøykasse på temaet internkontroll. Med den nye digitale gruppeprosessen får ledergruppen støtte til å ta verktøyene i bruk og styrke internkontrollen i virksomheten.

Gruppeprosessen består av et digitalt verktøy som tar ledergruppen gjennom emnet steg for steg. Hvert tema innledes med en film som belyser en problemstilling som ledergruppen deretter diskuterer og finner sine løsninger på; Hva er status på internkontrollen hos oss, hva skal vi prioritere fremover og hvordan kan vi motivere våre ansatte til å arbeide med internkontroll?

For å belyse de menneskelige sidene har vi gjort rollekarakteren Ståle til en entusiastisk pådriver, mens Stures karakter formidler motforestillingene. Det bidrar til gjenkjennelse og gode diskusjoner om hvordan internkontrollen bør implementeres.

Brukerinvolvering sikret godt resultat
Vi involverte toppledelsen i Sigdal kommune slik at vi fikk testet opplegget på målgruppen tidlig i utviklingsprosessen. Ideen var ikke ferdig bearbeidet. Ledergruppen fikk se en digital skisse, og i stedet for filmer, fikk de en hørespillversjon. Humor kan være utfordrende, så da latteren løsnet visste vi at vi hadde truffet. Internkontroll er et alvorlig tema, og den humørfylte tilnærmingen gjorde det lettere for målgruppen å forholde seg til det. De gav oss også råd om å gå mere rett på sak for å gi mere tid til diskusjonene.

Rælingen kommune var en av de første kommunene som tok opplegget i bruk.

«Historien ble fortalt med humor, og vi kjente oss godt igjen. Jeg likte at opplegget på en systematisk måte tok for seg hovedpunktene innenfor internkontroll. Filmene innledet til gode samtaler, og vi fant ut at vi var godt dekket. Vi ble også påminnet at det var på tide med en risiko- og sårbarhetsanalyse. Den kom på dagsorden like etterpå.»

Eivind Glemmestad, kommunedirektør i Rælingen kommune.

Metode / virkemiddel: Målgruppeanalyse, prosessledelse, e-læring, film.