Onboarding er nødvendig, preboarding er smart

Fra du har signert arbeidskontrakten til du faktisk innfinner deg på din nye arbeidsplass, er du inne i en periode der du er toppmotivert.

Bare tenk deg følelsen. Du vant. Blant hundrevis av søkere var det nettopp deg de ville ha.

Belønningshormonene i kroppen din har fest.

Du ønsker å komme så forberedt og skjerpet som mulig, og dette er positivt både for deg og for bedriften som har ansatt deg.

De første dagene bør handle om å bli kjent med nye kolleger og etablere et viktig nettverk. Komme i flyt. Sitter man med hodet ned i håndbøker og manualer for å lese seg opp, mister man lett det menneskelige aspektet.

Det var ønsket om å oppnå denne flyten vi ble presentert for da vi begynte å jobbe med et onboarding-program for vår kunde Norconsult, der deler av innholdet ville bli tilbudt som preboarding.

Gjennom kursets gang treffer vi Jo, en entusiastisk mann som illustrerer flere utfordringer som nyansatte kan møte, på en lett og gøyal måte.

Læring kan være gøy. Bør være gøy. For kunden var det avgjørende at onboardingen ikke ble for tung og omfattende, slik at de nyansatte får de beste forutsetningene.

«Vi ønsket oss et kurs med fokus på de aller viktigste tingene hos oss.»

Hans Petter Stehouwer Hundsnes
HR Seniorrådgiver, Norconsult

Det tar tid å bli varm i trøya i ny jobb. Det kan de fleste av oss skrive under på, og vi kan sikkert dele historier rundt leirbålet om nybegynnerflausene vi begikk da vi begynte i bedrift A eller var midt inne i vår første uke i konsern B. Sannheten er at det er mulig å styre unna ganske mange av dem. Flausene.

Hos oss i Task jobber vi med gode, digitale løsninger for læring, på alle arenaer. Bistand til formidling av kunnskap er vår lidenskap.

I bunn og grunn handler kanskje all kursing om å få noen med. Skikkelig om bord. Enten de har behov for repetisjon eller skal lære noe for første gang.

Du står enten mentalt fortsatt på kaia, eller så er du onboardet.

Uttrykket kommer fra skipsfart, og handler om prosessen med å komme seg om bord og i sving som ny matros, om du vil. Arbeidsantrekket, sikkerhetskurset, gjøre seg kjent-runden, hilserush og navn på leder for X og prosjektansvarlig for Y.

I dag har mange bedrifter opplegg for å få de nye i gang. Mye skjer digitalt, men selvsagt er det en god del kunnskap som bare må opparbeides ved å jobbe hands-on.

Men hva om du kunne vite litt mer? Kjenne til viktige begreper allerede før første arbeidsdag? Kunne litt av lingoen?

Som at «Hos oss fører vi ikke timer under ulike prosjekt. Vi kaller det for oppdrag.» Eller aktivitet. Eller plan. Alle har sin dialekt. Sin måte å omtale arbeidsprosesser på.

Norconsult har for eksempel et eget begrep som handler om bedriftskultur og holdninger.

De kaller det for LiVE. Det står for ledelse, verdier og etikk.

«Vi har noen klare forventninger om disse temaene, som handler om måten vi jobber på,» sa Stehouwer Hundsnes til oss da vi satt med manus til onboarding-kurset.

Norconsult har over 5100 ansatte over hele Norden, mange av dem ingeniører og tekniske rådgivere. Hver enkelt ansatt er bedriftens ansikt utad.

«Vårt ønske er at de raskt blir kjent med noen etiske tommelfingerregler i vårt konsern. Men også at de handler på de holdningene,» forklarte prosjektlederen.

Så da gjorde vi alvor av det. Vi krydret kurset med interaksjon og filmer. For Norconsult var det viktig at kurset oste av overskudd. Kvalitet. At det engasjerte og fenget. Dette ville på mange måter være et av de første inntrykkene av arbeidsplassen for de nyansatte. Spesielt siden noen av modulene skulle tilbys som preboarding. Preboarding handler om ting en nyansatt kan lære seg allerede før hen møter opp til første arbeidsdag.

«Folkene i Task sparrer godt med oss, hjelper oss med kreative manusprosesser og er hele tiden på ballen. Ikke minst er de knallgode på prosjektledelse.»

Hans Petter Stehouwer Hundsnes
HR Seniorrådgiver, Norconsult

Nyansatte som har gjennomført kursinnholdet som preboarding vil for eksempel ha et grunnlag for å forstå LiVE-prinsippene enda bedre enn de som ikke har det, etter de første dagene på jobb.

Det kan jo være greit å kunne noen knuter før skipet seiler. Hvis det er matros du er.

For, igjen: Første dag på jobb kan du raskt bli fylt med en endeløs strøm av informasjon. Du glemmer omtrent alt. Med mindre pannelappene dine er laget av fluepapir.

Svært mye informasjon kan tilflyte de nyansatte gjennom smart e-læring. Det er viktig å treffe planken godt, og man når folk best når de er motiverte og litt ladet.

Den energien nyansatte kjenner på er det som sagt lurt å dra nytte av.

Onboardingskursene er utviklet i forfatterverktøyet Elucidat. Elucidat kan integreres med bedriftens eksisterende LMS (Learning Management System), og bedriften kan selv foreta endringer i kursene ved behov, etter at de er publisert.

Det er mye informasjon som kan konsentreres i et digitalt kurs. Men det må gjøres klokt. Med omsorg. Med en pedagogisk snert.

Vår filosofi er at læring skal fortone seg som en oppdagelsesferd.

Kunsten er å skape en dynamisk dramaturgi som gjør det lett å henge med. Jo mer deltakeren får prøve selv, learning by doing, jo mer fester læringen seg. Som fluepapir.

Jeg tok en opptelling for moro skyld i dag, og fant at en tredjedel av oss som jobber i Task har pedagogisk bakgrunn. Kunnskapsglede ligger virkelig i blodet vårt.

Læring tar litt tid. Onboarding er en pågående prosess. Folk er forskjellige, og noen kommer raskere inn i det som er nytt enn andre. Det må det tas høyde for.

Derfor er det viktig at første touch sitter godt. Så er man kanskje også motivert for å gå tilbake igjen til e-læringen. Friske opp.

I dagene etter at man har akseptert jobbtilbudet, er man som sagt gjerne litt keen på å komme forberedt til jobb.

Alt er nytt. Du er ny. Alle kollegene er nye forbindelser, og det er spennende.

Så hvorfor ikke la de første dagene handle om nettopp det? Det sosiale, de gode samtalene, konsentrasjonen om å komme seg inn i arbeidsflyten.

Bli en del av nettverket.

Jo bedre preboardet, desto større forutsetning har man for å bli skikkelig og raskt onboardet. Da er det også lettere å begynne med praktiske oppgaver.

For Norconsult laget vi flere korte digitale kurs der deltaker får grunnleggende informasjon om deres virke, hvordan de jobber og hva de kan forvente av arbeidsplassen. Dette blir presentert på en enkel og oversiktlig måte, og med et glimt i øyet. Fordelen med at det er digitalt er at det også kan brukes som oppslagsverk både for nye og andre ansatte.

Vi tror det er viktig å ikke bare pugge. Å presse sitronen for all saft. Derfor legger vi også opp til refleksjon rundt det man har vært gjennom.

For: Hvem vil vel ikke ha en nyansatt som har reflektert over bedriftens verdier?

Preboarding handler om å tilby hver enkelt å få en best mulig start. Så kan man gå om bord med hevet blikk og møte menneskene man skal jobbe med. La de første dagene handle om å bli kjent. Bli en kollega. En av gjengen.