6 gode råd fra hjemmekontoret

Dagene ser plutselig annerledes ut når skolebarn og foreldre skal gå oppå hverandre i hjemmet i en periode fremover. Dagen min startet med to coronaberedskapsmøter ispedt en frokost med barn på 7 og 9. Allerede 20 minutter ut i møte nr 2, hadde barna brakkesyke, og ble i mangel på et bedre alternativ “kastet ut” for å leke ute.

Hvordan i alle dager skal jeg klare å produsere noe som helst under disse omstendighetene? Hvordan skal jeg klare å være tett på kollegaene og kundene mine, nå som jeg skal jobbe fra spisebordet i Trondheim fremover? Her er mine seks gode råd (til meg selv).

Av Jonas Jøssund

Råd 1: Lag en god struktur på hverdagen

For vår del ble løsningen å lage en god dagsplan. Denne dagsplanen synkroniserer vi med ukeplan som kommer fra skolen. Sett opp en plan for når det skal være frokost og lunsj, tidspunkt for når du skal jobbe med ulike oppgaver, og når barna skal gjøre lekser eller annet arbeid. I tillegg har vi definert sone for hjemmekontor. Jeg har kontoret mitt på den ene enden av spisebordet. Når jeg sitter der, er jeg på jobb.

Råd 2: Sett av fellestid

Vanligvis er frokost noe som jeg organiserer og avvikler i huset med følgende måleparameter: Hvor raskt kan barna spise den? Situasjonen nå har endret på dette. Frokost og lunsj skal være en felles happening, der alle skal bidra på en eller annen måte. Derfor setter vi av nok tid til at dette skal være fine møtepunkter for oss som familie.

Vi har også satt av litt annen fellestid i løpet av dagen: Felles lese- eller tegnetid, en par korte skjermpauser og en tur ut i frisk luft. Denne forutsigbarheten gjør perioden lettere å takle, både for voksne og barn. I dag ble det tid til aking.

Råd 3: Vær sosial med kollegaene dine i arbeidstiden

Vi mennesker er sosiale vesener, og tvungent hjemmekontor kan være utfordrende for mange av oss. Hvordan tar vi kaffepraten nå som vi sitter spredt utover landet? Hvordan fanger vi opp nyansene mellom oss, og hvordan melder vi inn våre behov?

Heldigvis har vi allerede noen gode digitale verktøy som hjelper oss med dette. I Task setter vi opp en halvtimes digital morgenkaffe der alle som har mulighet og lyst kan delta. Møtet kjøres via Google meet. Vi setter som et krav at alle skal vise ansikt – silhuetter blir litt fremmedgjørende. Hvis noen oppholder seg i støyende omgivelser, er det bare “å mute” seg ned når du ikke snakker.

I tillegg har vi økt aktivitet på Slack. Blant annet har vi en tråd der folk viser hjemmekontoret sitt, i tillegg til andre tråder med prosjektspesifikk kommunikasjon. Slik kommer vi faktisk enda nærmere hverandre.

Råd 4: Sørg for faglig samhandling

Sannsynligvis har dere mange plattformer for faglig digital samhandling allerede.

Vi bruker Monday til å få oversikt over prosjektene våre. Nå legger vi enda større vekt på at alt som har med kvalitet og gjennomføring av prosjekter skrives inn og tagges i Monday.

Mandagsmøte gjennomføres ved at folk orienterer og oppdaterer seg over det de tagget inn i på Monday. Selve mandagsmøte gjennomføres som nettmøte der vi raskt snakker oss gjennom ukens prosjekter. I tillegg fortsetter vi som før med samskriving av tekster i Google docs, samt erfaringsdeling i Slack. Telefonen er selvfølgelig et godt alternativ når vi trenger å gjøre avklaringer og check-ins.

Råd 5: Oppretthold nærhet til kunden

For oss som lever av å ha gode kunderelasjoner og ikke minst mange gode prosjekt er det helt avgjørende å opprettholde nærhet til kunden. Det er selvfølgelig fint å kunne snakke sammen på telefon, men det er enda bedre hvis vi kan sees. I en tid med isolasjon og behov for fysisk avstand, er det fint at vi kan bruke Skype eller tilsvarende løsninger til å komme nærmere hverandre.

Råd 6: Ha fokus på den gode læringsprosessen

Vi i Task Alliance er opptatt av læring, og er kjent for å gjennomføre gode møter og prosesser. Dette er viktig som aldri før. Vi designer derfor gode læringsprosesser som kan gjennomføres 100% digitalt.

Når vi gjennomfører møter og workshops, bruker vi innimellom workshopteknologi som Klaxoon eller Menti. Dette gjør vi også på rene digitale møter, da slike verktøy engasjerer deltakerne. På denne måten kan vi kjøre involverende gruppeprosesser – 100% digitalt.

Hvordan jobber dere i disse dagene?