Slik gjennomfører du en vellykket digital konferanse

Teknologi gir oss mulighet til å nå ut til flere – her er ikke tid og avstand en hindring for å møtes. Men vær obs, digitale og fysiske konferanser har ulike kvaliteter. Her får du råd til hvordan du skaper en engasjerende og interessant digital konferanseopplevelse.

Av Lasse Hamre

Hvorfor går vi på konferanser? Jeg gjør det for å få faglig input og inspirasjon levert av spennende innledere, for å delta i faglige diskusjoner og utvikle mitt nettverk.

Når vi skal planlegge en digital konferanse, ønsker vi å beholde så mye som mulig av disse kvalitetene. Det er imidlertid ikke bare å sette opp et kamera og gjøre det samme på nett som vi ville gjort om alle var fysisk samlet. Du som har tilbrakt noen timer i digitale møter den siste tiden, vet at det fort blir slitsomt. Heldigvis har teknologien fantastiske muligheter å by på.

Våre råd bygger på vår kompetanse på digital læring og ferske erfaringer fra gjennomføring av HR-Norges konferanser på nett. Her benyttet vi teknologien CK Blend fra CrossKnowledge som konferanseplattform.

Produser innhold av høy kvalitet – på forhånd

Publikum er visuelt kresne. Webinarer og Skype-møter har blitt hverdagslig. Du ønsker å gi dine konferansedeltakere et avbrekk fra hverdagen. Derfor må du heve nivået på konferansens visuelle presentasjoner. Innleggene må være kortere og mer poengterte enn de ville vært på konferansescenen. Sats på dramaturgi og legg ekstra energi i bildebruken. Tenk TV. Tenk film. En god visuell opplevelse med tempo og spenning kan erstatte energien man ellers ville kjent på mellom scene og sal.

Skap live-følelsen

Forhåndsprodusert materiale gir arrangøren kontroll og trygghet. Når man inviterer til konferansen til fastsatt tid, kan man ved hjelp av en miks av videopresentasjoner, deltakerinteraksjon og live-sesjoner, skape en vital og levende følelse som er en festival verdig. Alt kan spilles inn mens det foregår, slik at etternølere kan logge på i ettertid og oppleve konferansen i sitt eget tempo.

Gi valgmuligheter

En klassisk konferanse består ofte av en kombinasjon av plenumsforedrag og parallellsesjoner. Lokalene begrenser mulighetene. Arkitektoniske begrensninger finnes ikke på internett. På internett har vi heller ikke tålmodighet til å sitte gjennom middelmådige foredrag. Hvis ikke konferansen straks tilbyr et alternativ, vil motivasjonen for å lese e-post, nyheter eller vanne blomster fort ta overhånd. Tenk heller konferansen som en rekke aktiviteter deltakerne kan shoppe mellom. Miks video, webinar, e-læring, chat, spørsmål og kommentarer, avstemminger, quizer og konkurranser.  Legg til rette for deltakernes interesse og la dem klikke rundt og spre seg som de vil.

La deltakerne engasjere seg

Forskning viser at læringsutbyttet øker betydelig når vi kan kommentere, like og dele i forhold til det å passivt se en video eller et webinar.

I et webinar med chat skjer engasjementet synkront: De som er tilstede får med seg hva som skjer. Men engasjement kan også foregå asynkront. Facebook er et eksempel på det. Der kan man vende tilbake til spennende grupper med jevne mellomrom og oppleve at nye diskusjoner har oppstått i mellomtiden. Et asynkront konferansetilbud gir dessuten stor valgmulighet jamfør punkt 3.

Det er mange som kvier seg for å reise seg opp og stille et spørsmål i plenum. Det er faktisk mange som kvier seg for dette på nett også. Derfor må man alltid være bevisst på å senke terskelen for deltakelse. Dersom å stille et spørsmål er angstfremmende, hva kan være mindre angstfremmende? En avstemming eller en tommel opp kan være trygt for flere.

Deltakelse og nettverking er en hovedmotivator for mange. Legg derfor til rette for utstrakt samhandling mellom deltakerne.

Brukervennlighet, brukervennlighet, brukervennlighet

I teknologien ligger mulighetene til den gode konferanseopplevelsen, men også risikoen for fiasko. Selv om utviklingen av digital kompetanse har gjort kvantesprang på kort tid, må vi ikke glemme at alle digitale verktøy må læres. «Jeg får ikke lyd. Jeg ble kastet ut. Jeg får ikke logget meg inn», er eksempler på beskjeder du ikke vil håndtere på konferansedagen.

Samle det hele på ett sted. Jo mer du kan integrere i ett verktøy med lav brukerterskel dess bedre. Velg trygg og velprøvd teknologi med intuitive grensesnitt og kjente tastevalg.

Bruk webinaret som en av flere konferanseaktiviteter – gjerne som en godbit mot slutten av dagen

Live-webinaret er fantastisk for å skape samhold og gir følelsen av å være med på noe her og nå. For mange er det motiverende å få møte sin favorittforedragsholder live på nett. For å holde på motivasjonen over tid kan det være lurt å servere belønningen til slutt. Webinaret egner seg godt for å oppsummere dagen. Les gjennom det deltakerne har produsert gjennom dagen og oppfordre dine foredragsstjerner til å kommentere. Det gjør konferansen relevant og gir en opplevelse av at den skapes sammen.

To ting som er lurt å huske på:

Jo fler som deltar i webinaret, dess mindre er muligheten for å kunne engasjere seg. Ønsker du å legge opp til muntlig deltakelse, bør du avgrense til et titalls deltakere. Sett eventuelt opp flere webinarer slik at folk kan spre seg utover. Noen konferanser har flere hundre deltakere. Da må deltakelsen foregå på chat og foredragsholder vil trenge hjelp av en moderator.

Lange webinarer er slitsomme. Legg inn pauser og tilby varierte aktiviteter.

Varier!

Se din digitale konferanse som et stort tivoli framfor en femmilsløype. Varier mellom synkrone og asynkrone elementer og tilby en miks av spennende aktiviteter.

Lykke til med konferansen! Vi hjelper deg gjerne med å gjøre din konferanse til en suksess.